Success Story · Ehe-, Familien- und Lebensberatung
Ehe-, Familien- und Lebensberatung im Erzbistum Köln
Die Ehe-, Familien- und Lebensberatung im Erzbistum Köln verbindet mit adviceHub Klientenverwaltung, Kalender, Videochat, Dokumente und Statistikauswertungen in einem gemeinsamen, standortübergreifenden Arbeitsablauf.
Das Projekt auf einen Blick
Von getrennten Programmen zu einem gemeinsamen Beratungsprozess.
adviceHub ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Vereinfachung unserer kompletten Klient:innenverwaltung, das sich durch intuitive Bedienung auszeichnet.
01 · Ausgangssituation & Anforderungen
Getrennte Programme und doppelte Terminpflege ablösen.
Vor adviceHub nutzte die EFL im Erzbistum Köln StatProWeb, Outlook, Excel, Papierformulare und manuelle Aktenführung. Terminplanung und statistische Erfassung liefen teilweise getrennt: Termine wurden doppelt gepflegt oder erst im Nachhinein für die Statistik eingetragen.
Ziel war eine zentrale, intuitiv bedienbare Lösung, die Klientendaten, Kalender, Dokumente und Auswertungen zusammenführt. Zugleich sollten Datenschutz und unterschiedliche Zuständigkeiten über mehrere Beratungsstellen hinweg verlässlich abgebildet werden.
- Daten und Kalender zusammenführenKlientendaten, Fälle, Dokumente und Termine in einem gemeinsamen System verwalten.
- Termin und Statistik verbindenKalendereinträge direkt für die statistische Erfassung nutzen und doppelte Pflege vermeiden.
- Zugriffe sicher steuernInformationen abhängig von Zuständigkeit und Rechten standortübergreifend verfügbar machen.
- Auswertungen unkompliziert abrufenBenötigte Zahlen schnell filtern und ohne manuelles Zusammentragen bereitstellen.
02 · Arbeitsablauf
Von der Anfrage bis zur Auswertung in einem System.
Neue Anfragen erscheinen in der Anmeldeliste. Von dort werden Ratsuchende angelegt, Termine geplant, Fälle zugeordnet und Beratungsleistungen direkt für die spätere Auswertung erfasst.
01 Anfrage aufnehmen
Die Anfrage wird mit den wichtigsten Angaben erfasst und steht für die weitere Bearbeitung bereit.
02 Anmeldung im Dashboard bearbeiten
Die ratsuchende Person erscheint in der Anmeldeliste und kann von dort strukturiert weiterbearbeitet werden.
03 Termin und Beratung zuordnen
Ein freier Termin wird im Kalender eingetragen, einer Beratungskraft zugeordnet und mit dem Fall verbunden.
04 Vor Ort oder per Video beraten
Für Videoberatungen werden die benötigten Zugangslinks mit wenigen Schritten an die Klient:innen versendet.
05 Fallakte zentral pflegen
Termine, Kontaktdaten, Dokumente und weitere Informationen bleiben dem jeweiligen Fall nachvollziehbar zugeordnet.
06 Daten flexibel auswerten
Kalenderdaten fließen in die Statistik ein und lassen sich nach offenen, abgeschlossenen oder allen relevanten Fällen filtern.
03 · Ergebnisse
Der Kalender wird zum Drehpunkt für Beratung und Statistik.
Der gemeinsame Kalender verbindet Terminplanung, Fallakte und statistische Erfassung. Mit jedem Eintrag werden Beratungszeiten dokumentiert; beim Öffnen eines Termins sind Fallakte und Kontaktdaten direkt erreichbar. Das erleichtert auch Vertretungen bei kurzfristigen Ausfällen.
Suchfunktionen, Rechtevergabe und die Prüfung auf bereits vorhandene E-Mail-Adressen schaffen Übersicht, schützen sensible Daten und vermeiden doppelt angelegte Klient:innen.
- Getrennte Werkzeuge zusammenführenKlientenverwaltung, Kalender, Dokumente und Auswertungen stehen in einem System bereit.
- Termine automatisch auswertenKalendereinträge erfassen zugleich die zugehörigen Beratungsleistungen für die Statistik.
- Vertretungen vereinfachenFallakte und Kontaktdaten lassen sich direkt aus dem jeweiligen Termin heraus öffnen.
- Videoberatung beschleunigenBenötigte Links werden ohne mehrere manuelle Zwischenschritte an Klient:innen versendet.
- Statistiken flexibel filternRelevante Zahlen lassen sich je nach Fragestellung mit wenigen Klicks abrufen.
Zusammenarbeit mit dem adviceHub-Team
Komplexe Anforderungen gemeinsam in eine tragfähige Lösung übersetzen.
Die Einführung war anspruchsvoll, weil adviceHub zunächst noch nicht vollständig auf die besondere Struktur der EFL zugeschnitten war. Viele Änderungswünsche wurden gebündelt, priorisiert und Schritt für Schritt umgesetzt.
Auch die Datenbereinigung und die Entwicklung stellenspezifischer Funktionen verlangten Geduld. Die Rückmeldungen beschreiben den Support als schnell, zuverlässig und verständlich – telefonisch ebenso wie bei gemeinsamer Abstimmung per Teams.
Der Veränderungsprozess war fordernd. Umso wichtiger ist das Ergebnis: Viele Abläufe lassen sich heute schneller, übersichtlicher und in einem gemeinsamen System erledigen.
Ich habe die Zusammenarbeit mit dem Team auf Augenhöhe erlebt und mich dadurch mit meinen Fragen immer ernst genommen und gut aufgehoben gefühlt.